在数字化浪潮下，企业人力资源管理正经历从传统纸质化向智能化、电子化的转型。如何高效管理人事合同、降低存档风险、提升合规性，成为企业管理者与HR的核心诉求。汇通eHR系统凭借其人事基础模块与智能档案柜的深度结合，为企业提供了一套完整的人事合同电子化全流程管控方案，助力企业实现降本增效与合规管理。
一、汇通eHR系统人事基础模块：数字化管理的基石
汇通
eHR系统以“人事基础”为核心模块，为企业搭建了标准化、规范化的员工信息管理平台，其核心功能包括：
1.全生命周期员工档案管理
系统支持15个大类、144个子项的员工信息集成，涵盖入职、转正、调岗、离职等全流程。通过电子化档案存储，HR可快速调取员工合同、证书、培训记录等关键信息，告别纸质档案的繁琐查询。
2.智能预警与流程自动化
系统支持合同到期、试用期提醒等自定义预警规则，自动推送待办事项至HR工作台，避免人为疏漏。结合电子签核模块，可实现审批流程自动化，大幅缩短业务处理时间。
3.纸质档案电子化存档
支持扫描仪等设备将纸质合同、登记表等材料转化为电子档案，并关联至员工档案库，确保原始文件的长期可追溯性。
4.多维度数据支撑
人事基础模块为薪酬、考勤、绩效等高级分析提供数据源，帮助企业管理者实时掌握人力成本与合规风险。
二、人事电子合同管理：从生成到归档的全流程数字化
汇通人事电子合同管理模块通过与智能系统的深度整合，覆盖合同“起草—审批—签署—归档”全环节：
1.电子合同快速生成基于人事基础数据，系统自动填充合同模板中的像员工信息（如岗位、薪资等），减少人工录入错误。
2.线上审批与自动提醒
•合同提交后，系统通过邮件、短信等方式推送至审批人，支持多级审批流程。
•若审批超时，自动触发提醒至备用邮箱或管理员，避免流程卡滞。
3.电子签名与存证
支持合法电子签章技术，确保合同法律效力。
三、智能档案柜：实现合同物理与数字化的双保险
汇通智能档案柜搭载RFID技术，与
电子合同管理系统无缝对接，解决纸质原件存储与调阅难题：
1.合同出入库自动化
•纸质合同粘贴RFID标签后存入智能柜，系统自动记录位置、状态，并同步至电子档案库。
•借阅或归还时，柜格自动开锁并更新台账，实现“一物一码”精准管理。
2.实时状态监控与预警
•柜内合同审批进度、借阅记录实时可视，HR和管理者可通过大屏或系统随时查看。
3.安全管控与权限分级
•支持人脸识别、指纹验证等多重登录方式，确保敏感合同仅授权人员可访问。
•支持分柜管理，将高管合同、涉外文件等分区存放，降低泄密风险。
4.一键盘点与批量操作
智能柜支持全柜秒级盘点，HR无需手动清点即可生成库存报表，大幅提升效率。
四、全流程管控场景：以员工入职为例
1.合同生成：员工通过扫描入职二维码填写相关信息，信息自动同步在系统后台。
2.审批签署：当员工将审批文件（如入职申请）存放至RFID智能档案柜指定格口，系统自动提醒领导处理，彻底告别“领导找文件、员工等审批”的低效循环。
3.纸质存档：签署后的纸质合同存入智能柜，RFID标签触发系统更新状态，HR可随时查看物理与电子双备份。
4.到期管理：合同到期前3个月，系统预警提醒HR续签或终止，避免用工风险。
五、为什么选择汇通eHR系统？
汇通软件深耕人力资源数字化领域，其eHR系统以人事基础模块为核心，结合智能档案柜与电子合同管理功能，为企业提供三大价值：
•效率提升：合同审批周期缩短70%，纸质档案管理人力成本降低50%。
•风险可控：全流程电子留痕、双重存档（电子+物理）。
•灵活扩展：系统支持自定义添加字段、流程配置，适配不同规模企业的管理需求。
汇通eHR系统+智能档案柜，不仅解决了人事合同管理的碎片化痛点，更为企业构建了“电子化+智能化”的全新管理模式。未来，汇通软件将持续深耕人力资源数字化场景，以更灵活的解决方案助力企业实现高效合规运营。
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